随着移动网络的普及和异地办公场景的扩展需求,在线Office 及在线协作办公成为职场人士关注的重要内容,如果有这么一款高效、可靠且功能丰富的工具能够让大家使用,一定是一件值得庆贺的事情。
现在市面上已经出现了几款在线协作办公软件,有着不错的使用体验,针对中文办公环境也做了一些本土化的特色功能,笔者认为比较突出的是WPS文档和腾讯文档,但如果你要选择其中一款作为日常办公主力的话,它们两者之间还是有一些差别的,而恰恰是因为这些深入的差别,导致体验上也有所不同。
在线协作办公,无需安装客户端
作为在线协作办公软件,WPS文档、腾讯文档都支持在线使用,特别是在PC电脑、笔记本的网页端上,支持无需安装客户端使用,通过打开分享在线文档进行跨平台的多人协作,同时能够实现实时保存、离线编辑、分享好友、权限管理控制、在线模板、高亮协作内容等等。
协作界面,简洁通俗易懂
▲WPS文档PC主界面
在WPS文档主界面上,左侧列出了大的分类功能,比如最常使用的最近、星标文件、我的文档、与我共享、团队等,中间区域就是内容区,通过列表、颜色图标、访问时间等进行排布,清晰自然。右侧是上传、新建文件夹等操作,右下角是快捷按钮操作,黄色“+”十分醒目,不会造成困扰。
▲腾讯文档PC主界面
腾讯文档的界面风格比较素朴,采用了简洁的Logo标识,同样采用了左侧功能区,中间内容展示区,操作按钮比较少,比如置顶等操作隐藏在文件后面的汉堡按钮中,操作起来不是很直观。
高效操作,胜在云端
在线文档不需要很复杂,重要的是解决痛点问题,关键就是跨平台的云端协作体验。两者都是网页版,但是力求打造贴合用户的Office办公UI和功能。
在具体操作区域,WPS文档的上方显示了基本的在线文档功能区,左上角是在线协作文档的名称、更新时间和最新修改者,右侧是个人中心“我”、协作记录、分享、二维码(可把文档装进小程序)、文档打开下载保存版本等处理,看起来简单易懂。
▲WPS文档
腾讯文档界面采用了和WPS文档相似的功能设计,但风格稍显不同,值得注意的是,腾讯文档在右上角给出了明确的权限按钮。
▲腾讯文档
虽然两者的基本功能类似,但细细比较,你会发现,WPS文档提供了更加专业的排版按钮,比如专用的多级标题、页边距、文字工具、审阅等等,这些是现阶段的腾讯文档不能比的。
权限分享,一起创造
在权限管理方面,WPS文档可以通过网盘链接快速的分享给其他好友,并且可以设置分享查看或编辑的权限,以及分享时长等。
▲WPS文档
对于WPS文档来说,网盘文档链接分享是最直接的方式,因为能够和自家的WPS云网盘、WPS本地客户端等有效地结合起来,可以说是如虎添翼,相得益彰。
▲WPS文档
腾讯文档的权限管理充分利用了社交网络的属性,可以和你的QQ好友、微信好友、同事群等分享文档查看、编辑的权限。这对于使用相同办公环境的同事或团队来说,的确是一个不错的场景方式。
▲腾讯文档
▲腾讯文档
腾讯文档的分享过程可能更加直观自然,协作好友、QQ好友、微信好友、文档群组都可以直接点击直达。
▲腾讯文档
在数据安全和分享方面,WPS文档和腾讯文档两者不分伯仲,权限方面做到了很好地管控,能够分享给指定的用户,保存的修订记录和还原也能够很好地回溯展现,数据能够在云端及设备间漫游,在线Office办公不用担心病毒干扰文件等。
上传文档,云端漫步
在WPS文档中,你可以新建多种文档格式,包括文档、表格、便签、流程图、思维导图等。更重要的是,WPS文档上传支持Word、Excel、PowerPoint等多种文件格式。
▲WPS文档
腾讯文档新建只支持在线文档、在线表格、在线收集表等,上传分享只支持Word、Excel这两种,并不支持PowerPoint文件,那么在一些会议场景实现上肯定就会有局限性。
▲腾讯文档
从以上简单的比较中,也可以看出腾讯文档目前缺失了重要的PPT查看功能,在线文档只支持Word和Excel,另外在其他功能上扩展上也没有很好地辅助文档的操作。
另外在上传文档大小方面,两者也有很大不同。在这方面WPS文档可以绝对胜出,腾讯文档不支持超大在线文档的编辑,而WPS文档甚至可以打开60MB的大文档。
文档兼容性,显现专业性
WPS文档背靠着WPS套件可谓是占据了上风,也可以说WPS文档就是WPS的在线协作版,其本身就有相互体现。比如在WPS文档中,你可以选择使用本地应用打开,还有下载、保存版本等。
WPS文档上面的确体现了WPS上的一些特性,虽然是在线协作Office 办公,但是整体的功能丰富性已经很全面,再加上无缝集成了WPS 2019等本地客户端操作,可以说整个办公体验是十分流畅的。
▲WPS文档
在腾讯文档中,笔者发现并没有本地应用打开的快捷操作,因为腾讯文档背后并没有自己的办公套件,也就不能做到和微软Office等有紧密的联系。因此使用腾讯文档时,需要多次保存到本地文件,造成一份项目有多个文件的窘况。
▲腾讯文档
除此之外,笔者发现,WPS文档还支持Office全组件的查看浏览,文字和表格的编辑功能,据上面所述腾讯文档只支持Word和Excel的查看编辑,并不支持PPT。另外WPS文档还支持加密文档兼容、兼容Office格式、支持500多个全函数、支持打开60MB的大文档、兼容Office 97及以前版本产生的文件。
作为体验对比,腾讯文档并不支持加密文档上传,兼容的是Office效果而不是Office格式(即微软Excel、Word 可与腾讯文档相互转换),支持49个函数,1MB以上文档无法打开。
▲WPS文档PC网页版
千人协作,稳定为先
在线协作分享方面,有个很有趣的对比:腾讯文档表示单个文档协作支持无上限人数(最大5000),但同时也表示超过几百人会加大管理难度,将进一步提高性能稳定。
在这方面,WPS文档表示可支持1200人在线协作,每天处理多达158万的协作任务。不过笔者这里没有条件测试峰值,在个位数的团队测试中两者相差不是很大。
移动办公,说走就走
在线协作办公,并不只是PC电脑上的生产力体现,现在几乎人人都在用的智能手机也充当了办公场景的延续,在这当面,WPS文档、腾讯文档都很好地把握住了移动办公的需求点,推出了诸如微信小程序的客户端版本,只要扫码就可以快速浏览查阅文档,在手机上继续编辑文档、表格等,这一点令人感到满意。
▲左边是WPS文档,右边是腾讯文档
虽然两者大同小异,但是WPS文档的小程序相比腾讯文档还是增加新的功能,比如典型的有:扫码录入信息到单元格、语音批注评论等,比较符合扩展的移动办公场景。
▲WPS文档
而腾讯文档小程序也能够满足基本的移动办公需求,但也只限于基本的文字输入、删除等,并且操作区按钮缺失或者不明显。即使是腾讯文档App也是这样。
▲腾讯文档
下面是WPS文档、腾讯文档小程序的操作区对比,强弱一目了然:
▲左边是WPS文档,右边是腾讯文档
在线Office该是怎样的场景
回到我们最初的需求,如何选择一款高效、可靠且功能丰富的在线协作工具,在于我们在实际工作中的需求。对于笔者来说,最常遇到的场景就是多设备协作,在公司和家里写稿的进度同步,团队之间的表格统计、PPT会议等,目前能够较好地满足笔者需求的也只有WPS文档了。
首先是最常使用的下班后回家继续写稿,我可以直接扫码相关文档,使用起来非常快速方便,一般只需要几秒钟就能将文档上传到WPS文档的云端,再花几秒钟在WPS文档中查看编辑,体验过程行云流水。这样我就可以随时随地用笔记本或者智能手机写稿子了。
▲WPS文档PC网页版
▲WPS文档小程序版
表格文件也是一样的操作姿势。
WPS文档目前已经支持Windows、MacOS、iPhone、iPad、安卓手机、ChromeOS、Web网页、微信小程序等多种设备和途径,几乎涵盖了桌面办公和移动办公的所有场景,令人感到欣喜。
在线协作过程中,你可以和朋友、同事共同完成一份项目计划、表格数据统计,在WPS文档的右侧都有详细的编辑历史纪记录,同时清楚地标记了操作人,在重要事项上可以采用高亮或者颜色填充地方式进行强调说明。
另外一项重要的在线协作场景是PPT演示,公司每周都有出差的人员,在每天或者每周的会议上,需要召开一个主题鲜明的报告说明。这样的场景需求此前很难找到合适的解决方案。
如果是按照传统方式是用电视视频会议,这样不仅花费巨大且办公场所比较局限,并且在外人员无法利用智能手机进行移动开会。通过使用WPS文档的Web Office的会议功能,用户可随时随地远程开会,各端同步播放PPT,还能够实时同步显示幻灯片上的画笔、激光笔,同时保持语音通话,最大程度上还原了会议现场。
结语
通过一段时间对在线协作工具的使用,已经充分了解了WPS文档、腾讯文档等在线Office办公软件方面的特色功能,越发感觉到WPS文档等在线协作文档工具将是主流的办公场景,其模式也很好地反映了互联网环境下工作形式的创新,增强了如“在线Office”一般的全新层次体验。
